Digitale Belege und Kassenpflicht 2028: Was Unternehmer jetzt wissen müssen

Stand: 24. September 2026

Die Bundesregierung hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf zur Weiterentwicklung der Kassenführung und zur Digitalisierung von Kassenbelegen beschlossen. Für Unternehmen sind dabei vor allem zwei Änderungen wichtig: Elektronische Kassensysteme sollen ab 2028 für weitere Betriebe verpflichtend werden und digitale Belege sollen zum neuen Standard werden.

Ein wichtiger Punkt wird dabei häufig übersehen: Digitale Kassenbelege können bereits heute eingesetzt werden. Unternehmen müssen also nicht bis 2028 warten, um ihren Kunden digitale Belege anzubieten.

Digitaler Kassenbon: Was gilt bereits heute?

Der digitale Kassenbon ist keine reine Zukunftslösung. Elektronische Belege können bereits heute unter den geltenden gesetzlichen Voraussetzungen eingesetzt werden.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer jetzt ein neues Kassensystem anschafft oder sein bestehendes System modernisiert, sollte bereits heute auf eine digitale Belegfunktion achten.

Ein digitaler Kassenbeleg kann beispielsweise über folgende Wege bereitgestellt werden:

• QR-Code
• Download-Link
• Kundendisplay
• Kundenkonto
• E-Mail oder andere elektronische Übertragungswege

Was ändert sich ab 2028?

Mit der geplanten Neuregelung soll sich der bisherige Regelfall ändern.

Ab 2028 soll der digitale Beleg zum Standard werden. Statt automatisch einen Papierbon auszudrucken, soll das Unternehmen dem Kunden einen elektronischen Beleg bereitstellen.

Der Papierbeleg soll dabei nicht vollständig verschwinden. Nach dem derzeitigen Gesetzentwurf soll ein Kunde weiterhin einen Papierbeleg erhalten können, wenn er diesen benötigt.

Warum Unternehmen schon jetzt auf digitale Belege setzen sollten

Wer erst 2028 über digitale Belege nachdenkt, wartet unnötig lange. Gerade Unternehmen mit vielen täglichen Kassiervorgängen sollten bereits heute prüfen, ob ihr Kassensystem digitale Belege bereitstellen kann.

Das gilt insbesondere für:

• Restaurants und Gastronomiebetriebe
• Cafés und Bars
• Imbisse und Foodtrucks
• Bäckereien
• Einzelhändler
• Friseure und Dienstleistungsbetriebe

Bei der Auswahl eines neuen Kassensystems sollte deshalb nicht nur auf TSE, Bedienbarkeit und Kosten geachtet werden. Eine integrierte digitale Belegfunktion sollte bereits heute zu den wichtigen Auswahlkriterien gehören.

Eine zentrale Frage an den Kassenanbieter lautet:

Kann mein Kassensystem bereits heute digitale Kassenbelege bereitstellen und wird diese Funktion auch für die gesetzlichen Anforderungen ab 2028 unterstützt?

Kassenpflicht ab 2028: Wer ist betroffen?

Neben der Digitalisierung der Belege sieht der Gesetzentwurf eine Ausweitung der Pflicht zur Nutzung elektronischer Kassensysteme vor.

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro sollen ab 2028 grundsätzlich elektronische Kassensysteme einsetzen müssen. Für Betriebe mit jährlichen Barumsätzen von unter 12.000 Euro ist eine Ausnahme vorgesehen.

Besonders relevant ist die Neuregelung für Unternehmen, die heute noch mit einer offenen Ladenkasse arbeiten.

Wer bereits ein elektronisches Kassensystem mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzt, muss dagegen nicht allein aufgrund der neuen Kassenpflicht automatisch ein neues Kassensystem anschaffen.

Was bedeutet die Kassenpflicht für die Gastronomie?

Für Restaurants, Cafés, Bars und Imbisse ist die geplante Änderung besonders relevant. Gastronomiebetriebe sollten dabei zwei Themen getrennt betrachten:

1. Ist das Kassensystem für die Kassenpflicht 2028 geeignet?

Hier sind insbesondere die Anforderungen an die elektronische Aufzeichnung, die TSE und die ordnungsgemäße Speicherung der Kassendaten relevant.

2. Kann das Kassensystem digitale Belege ausgeben?

Diese Frage gewinnt zunehmend an Bedeutung. Denn der digitale Kassenbon soll ab 2028 zum Standard werden.

Wer heute ein neues Kassensystem kauft, sollte deshalb bereits auf die digitale Belegausgabe achten.

Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?

Eine kurze Bestandsaufnahme hilft dabei, den eigenen Handlungsbedarf einzuschätzen:

• TSE vorhanden?
  Verfügt das elektronische Kassensystem über eine geeignete Technische Sicherheitseinrichtung?
• Digitale Belege möglich?
  Kann das Kassensystem bereits heute elektronische Kassenbelege bereitstellen?
• Wie erhält der Kunde den Beleg?
  Ist beispielsweise eine Ausgabe über QR-Code, Download-Link oder E-Mail möglich?
• Ist das Kassensystem updatefähig?
  Kann der Anbieter die Software an zukünftige gesetzliche Anforderungen anpassen?
• Ist die Kasse beim Finanzamt gemeldet?
  Die bestehenden Anforderungen an die Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme bleiben bestehen.

Digitaler Beleg statt Papierbon: Das Wichtigste auf einen Blick

Digitale Kassenbelege sind bereits heute möglich. Unternehmen müssen daher nicht bis 2028 warten, um ihre Prozesse auf digitale Belege umzustellen.

Nach dem aktuellen Gesetzentwurf soll ab 2028 vielmehr der umgekehrte Regelfall gelten: Der digitale Beleg soll bereitgestellt werden, während der Papierbeleg auf Wunsch weiterhin möglich sein soll.

Fazit: Digitale Belege jetzt vorbereiten

Der am 23. September 2026 vom Bundeskabinett beschlossene Gesetzentwurf bringt wesentliche Änderungen für die Kassenführung mit sich. Elektronische Kassensysteme sollen für weitere Unternehmen verpflichtend werden und digitale Belege sollen ab 2028 zum Standard der Belegbereitstellung werden.

Unternehmen sollten deshalb nicht erst auf das Inkrafttreten der neuen Regelungen warten.

Digitale Belege können bereits heute eingesetzt werden. Wer sein Kassensystem jetzt neu anschafft, sollte darauf achten, dass sein Kassensystem für die Anforderungen für 2028 vorbereitet ist.

Besonders für Gastronomie, Einzelhandel und andere Unternehmen mit vielen täglichen Kassenvorgängen kann es sinnvoll sein, die technischen Voraussetzungen frühzeitig zu schaffen.

Hinweis: Derzeit liegt der vom Bundeskabinett beschlossene Gesetzentwurf vor. Das parlamentarische Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Änderungen am aktuellen Entwurf sind daher möglich.