Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Kassensysteme

Durch die am 01.01.2020 in Kraft getretene Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) hat sich für Ladenbesitzer und Gastronomen in Deutschland einiges geändert. Teil der gesetzlichen Vorgaben für den Betrieb eines elektronischen Kassensystems ist der Einsatz einer Technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE). Durch die TSE soll die Manipulation von Kassendaten verhindert werden.

Die TSE erfasst alle Abrechnungsvorgänge und kassenrelevanten Änderungen an den Grundeinstellungen und zeichnet diese so auf, dass keine Manipulation möglich ist. Alle Daten, die auf der TSE-Einheit gespeichert sind, können nicht mehr verändert werden. Um dies zu gewährleisten, muss der Hersteller einer TSE diese vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizieren lassen.

HINWEIS: Damit die TSE vom Kassensystem angesprochen werden kann, muss der Hersteller diese in seinem System integrieren. Es reicht also nicht, eine TSE an eine bestehende Kasse anzuschließen, wenn diese die TSE gar nicht unterstützt. Kassensysteme, welche vor Ende 2019 auf dem Markt waren, können ohne Softwareupdate keine TSE unterstützen.

Welche TSE-Lösungen gibt es?

Durch die Vorgaben des BSI wurden verschiedene Anforderungen gestellt, die von den TSE Herstellern unterschiedlich umgesetzt wurden. Prinzipiell unterscheidet man zwischen zwei grundlegenden TSE-Lösungen:

• Hardware-TSE: Hardwarebasierte TSE-Lösungen speichern alle Daten lokal auf einem Speichermedium. Hier haben sich als Bauform USB-Sticks, SD-Karten und Micro-SD Karten durchgesetzt. Einige Anbieter bieten auch Lösungen an, welche z.B. an einem Drucker angeschlossen werden. Dieser Ansatz hat vor allem Vorteile, wenn auf der Kasse kein Speichermedium angeschlossen werden kann. Alternativ gibt es auch sogenannte LAN Lösungen, welche über das Netzwerk angesprochen werden. Dies ist vor allem bei großen, vernetzten Kassensystemen hilfreich.
  
  
• Cloud-TSE (online): Bei einer Cloud-TSE werden die Daten nicht lokal gespeichert, sondern in einer abgesicherten TSE-Cloud. Die Kassendaten werden bei jeder Buchung über das Internet auf den TSE-Server des Anbieters übertragen. Vorteil von cloudbasierten Lösungen ist, dass keine Hardware angeschafft werden und die TSE nach Ablauf des Zertifikats nicht ausgewechselt werden muss. Dafür fallen aber monatliche Kosten an, die auf die Laufzeit gerechnet höher sind als die Anschaffung einer Hardware-TSE.

Welche Daten werden auf der TSE gespeichert?

Prizipiell werden alle kassenrelevanten Geschäftsvorfälle in der TSE abgespeichert. Es wird zwischen "kurzen" und "langanhaltenden" Geschäftsvorfällen (z.B. Bestellung in der Gastronomie) unterschieden. Bei langanhaltenden Bestellvorgängen wird bei Bestellbeginn ein Vorgang gestartet und dieser mit Abschluss der Bestellung und Abrechnung beendet.

Auf der TSE werden ebenso die einzelnen Beträge der Quittungen gespeichert, so dass diese beim Export der Daten aus der TSE mit den Daten des DSFinV-K-Exports verglichen werden können.

Was bedeuten die TSE-Daten auf der Quittung und der QR-Code?

Mit der Aktivierung der TSE verändert sich das Aussehen der Quittung. Neben den üblichen Pflichtangaben befinden sich verschiedene TSE-Pflichtangaben auf dem Ausdruck. Anhand dieser TSE-Angaben auf dem Kassenbon kann ein Prüfer sofort erkennen, ob die ausgestellte Quittung ordnungsgemäß in einer TSE gespeichert wurde.

Damit die Überprüfung schneller erfolgen kann, kann optional ein QR-Code auf der Quittung gedruckt werden. Dieser Code beinhaltet u.a. die TSE Daten, sowie die Belegsumme, Zahlungsart und den Vorgangstyp.

Welche Übergangsfristen gibt es?

In der Kassensicherungsverordnung war der Einsatz einer TSE zum 01.01.2020 vorgesehen. Aufgrund der Tatsache, dass die ersten TSE-Lösungen erst kurz vor dem Jahreswechsel 2019/2020 vom BSI zertifiziert wurden, wurde eine Nichtbeanstandungfrist bis zum 30.09.2020 eingerichtet.

Da bis September 2020 noch immer keine Cloud-TSE-Systeme zertifiziert waren, gab es in den meisten Bundesländern eine Ausweitung der Nichtbeanstangunsfrist bis zum 30.03.2021, welche jedoch nur unter ganz speziellen Voraussetzungen gilt (z.B. bei Nicht-Lieferbarkeit einer bereits bestellten TSE-Einheit). Die Regelung wurde von den einzelnen Ländern erlassen und ist somit deutschlandweit nicht einheitlich. Weitere Informationen finden Sie hier.

Es gibt noch eine Übergangsfrist für elektronische Registrierkassen, welche zwischen dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mehr aufrüstbar sind. PC-basierte Kassenprogramme sind hiervon jedoch explizit ausgenommen!

Muss ich eine TSE-konforme Kasse verwenden?

Die TSE-Pflicht besteht nur beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen. Wenn Sie ohne elektronische Kasse arbeiten, mit einer sogenannten offenen Ladenkasse, besteht keine TSE-Pflicht. Aber wenn eine elektronische Kasse verwendet wird, muss diese TSE-konform sein.

Es ist nicht erlaubt, eine nicht TSE-konforme Kasse zum Ausrechnen der Beträge zu verwenden und dann eine offene Ladenkasse zu betreiben.

Es gibt jedoch eine Menge Vorteile von TSE-konformen Kassen gegenüber offenen Ladenkassen:

• Sicherheit: Mit der Verwendung einer TSE-konformen Kasse können die Kassendaten nach Eingabe im Kassensystem nicht mehr manipuliert werden. Somit muss das Finanzamt bzw. der Prüfer von einer vollständigen Aufzeichnung der Kassendaten ausgehen.
  
  
• Einheitlicher Export: Mit dem einheitlichen DSFinV-K-Export werden die Daten in einem standardisiertem Format ausgegeben. Damit ist die Prüfung der Kasse einfacher und für den Betreiber mit wenigen Mausklicks erledigt.
  
  
• Arbeitserleichterung: Eine offene Ladenkasse hat höheren Auflagen durch das Finanzamt und es müssen sämtliche Belege handschriftlich erstellt werden. Der Aufwand, die Belege und Auswertungen nachzuvollziehen sind wesentlich höher, wodurch die höheren Auflagen zustande kommen. Ein Kassensystem nimmt Ihnen diese zeitintensiven Vorgänge ab und erleichtert den täglichen Arbeitsablauf immens.
  
  
• Funktionen: Ein gutes Kassensystem bietet neben den Hauptfunktionen der Kasse auch umfangreiche Statistiken an. Es können Lagerbestände verwaltet werden und die Daten können z.B. im DATEV Format an Ihren Steuerberater exportiert werden, so dass der Aufwand für eine ordnungsgemäße Buchhaltung minimal ist und Kosten bei der Buchführung eingespart werden können.