Durch die am 01.01.2020 in Kraft getretene Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) hat sich für Ladenbesitzer und Gastronomen in Deutschland einiges geändert. Teil der gesetzlichen Vorgaben für den Betrieb eines elektronischen Kassensystems ist der Einsatz einer Technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE). Durch die TSE soll die Manipulation von Kassendaten verhindert werden.
Die TSE erfasst alle Abrechnungsvorgänge und kassenrelevanten Änderungen an den Grundeinstellungen und zeichnet diese so auf, dass keine Manipulation möglich ist. Alle Daten, die auf der TSE-Einheit gespeichert sind, können nicht mehr verändert werden. Um dies zu gewährleisten, muss der Hersteller einer TSE diese vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifizieren lassen.
HINWEIS: Damit die TSE vom Kassensystem angesprochen werden kann, muss der Hersteller diese in seinem System integrieren. Es reicht also nicht, eine TSE an eine bestehende Kasse anzuschließen, wenn diese die TSE gar nicht unterstützt. Kassensysteme, welche vor Ende 2019 auf dem Markt waren, können ohne Softwareupdate keine TSE unterstützen.
Durch die Vorgaben des BSI wurden verschiedene Anforderungen gestellt, die von den TSE Herstellern unterschiedlich umgesetzt wurden. Prinzipiell unterscheidet man zwischen zwei grundlegenden TSE-Lösungen:
Prizipiell werden alle kassenrelevanten Geschäftsvorfälle in der TSE abgespeichert. Es wird zwischen "kurzen" und "langanhaltenden" Geschäftsvorfällen (z.B. Bestellung in der Gastronomie) unterschieden. Bei langanhaltenden Bestellvorgängen wird bei Bestellbeginn ein Vorgang gestartet und dieser mit Abschluss der Bestellung und Abrechnung beendet.
Auf der TSE werden ebenso die einzelnen Beträge der Quittungen gespeichert, so dass diese beim Export der Daten aus der TSE mit den Daten des DSFinV-K-Exports verglichen werden können.
Mit der Aktivierung der TSE verändert sich das Aussehen der Quittung. Neben den üblichen Pflichtangaben befinden sich verschiedene TSE-Pflichtangaben auf dem Ausdruck. Anhand dieser TSE-Angaben auf dem Kassenbon kann ein Prüfer sofort erkennen, ob die ausgestellte Quittung ordnungsgemäß in einer TSE gespeichert wurde.
Damit die Überprüfung schneller erfolgen kann, kann optional ein QR-Code auf der Quittung gedruckt werden. Dieser Code beinhaltet u.a. die TSE Daten, sowie die Belegsumme, Zahlungsart und den Vorgangstyp.
In der Kassensicherungsverordnung war der Einsatz einer TSE zum 01.01.2020 vorgesehen. Aufgrund der Tatsache, dass die ersten TSE-Lösungen erst kurz vor dem Jahreswechsel 2019/2020 vom BSI zertifiziert wurden, wurde eine Nichtbeanstandungfrist bis zum 30.09.2020 eingerichtet.
Da bis September 2020 noch immer keine Cloud-TSE-Systeme zertifiziert waren, gab es in den meisten Bundesländern eine Ausweitung der Nichtbeanstangunsfrist bis zum 30.03.2021, welche jedoch nur unter ganz speziellen Voraussetzungen gilt (z.B. bei Nicht-Lieferbarkeit einer bereits bestellten TSE-Einheit). Die Regelung wurde von den einzelnen Ländern erlassen und ist somit deutschlandweit nicht einheitlich. Weitere Informationen finden Sie hier.
Es gibt noch eine Übergangsfrist für elektronische Registrierkassen, welche zwischen dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mehr aufrüstbar sind. PC-basierte Kassenprogramme sind hiervon jedoch explizit ausgenommen!
Die TSE-Pflicht besteht nur beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen. Wenn Sie ohne elektronische Kasse arbeiten, mit einer sogenannten offenen Ladenkasse, besteht keine TSE-Pflicht. Aber wenn eine elektronische Kasse verwendet wird, muss diese TSE-konform sein.
Es ist nicht erlaubt, eine nicht TSE-konforme Kasse zum Ausrechnen der Beträge zu verwenden und dann eine offene Ladenkasse zu betreiben.
Es gibt jedoch eine Menge Vorteile von TSE-konformen Kassen gegenüber offenen Ladenkassen:
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